با استفاده از هوش تجاری اوج بگیرید! هر کسب و کاری نیاز به آمار‌های دقیقی از میزان سود و زیان خود دارد، تا در آینده به موفقیت بیشتری برسد. در مقاله هوش تجاری چیست به معرفی روشی علمی و عملی برای این کار می‌پردازیم.
داده‌های آماری دید جامعی به ما می‌دهند، تا در هر زمینه ای بتوانیم بررسی دقیق تری نسبت به کسب و کارمان داشته باشیم. اینکه چقدر فعالیت مان سود آور بوده، به کمک آمار مشخص می‌شود.
برای دستیابی به چنین گزارش‌هایی همواره نیازمند ذخیره اطلاعات و در نهایت بررسی همه جانبه آنها هستیم، تا به یک دید کلی از کسب و کارمان در مدت زمان مشخص برسیم، کاری که هوش تجاری به راحتی برای ما انجام می‌دهد.
هوش تجاری چیست؟
هوش تجاری «Business Intelligence» به دانشی گفته می‌شود، که حاصل تجزیه و تحلیل اطلاعات یک شرکت یا سازمان است. هوش تجاری یا هوش کسب و کار که به اختصار BI خوانده می‌شود،
با کمک داده‌های موجود درباره عملکرد بخش‌های مختلف یک شرکت، خرید و فروش‌ها و همچنین کاربران یا مشتری‌ها و دیگر عوامل تاثیر گذار بر روند کار شرکت، اطلاعات ارزشمند و قابل فهمی ارائه می‌دهد، که بخش مدیریت را در تصمیم گیری‌های بزرگ و استراتژیک یاری می‌کند.
همچنین برای بهتر شدن شرایط موجود و بازگشت سریعتر سرمایه، راهکارهایی را پیشنهاد می‌دهد و نقص‌های احتمالی را نیز مشخص می‌کند.
در تعریف ساده تر باید در مورد هوش تجاری گفت: که یک مشاور به تمام معنا برای کسب و کارها است، که با کمک ارقام واقعی، میزان سود در گذشته، حال و آینده را مشخص می‌کند و راهکارهای ارزشمندی پیشنهاد می‌دهد، تا سود مجموعه به بیشترین نرخ بازدهی برسد.
هوش تجاری از فناوری، نرم افزارها و الگوریتم‌های بسیار پیشرفته، برای تجزیه و تحلیل داده‌ها و در نهایت تبدیل این اطلاعات به گزارش‌های قابل فهم و مقایسه برای انسان استفاده می‌کند.
این فرایند شامل دانشی فراگیر از تمام عواملی می‌شود که بر یک سازمان تاثیر دارد، عواملی مثل: رفتار و میزان مشتری ها، رقبا، عملیات داخل سازمان، محیط و شرایط اقتصادی و مواردی از این دست.
هوش تجاری چند مرحله را شامل می‌شود که طی آنها اطلاعات اولیه شرکت دسته بندی و جمع آوری می‌شوند. پس از تجزیه و تحلیل شدن اطلاعات و بررسی‌های لازم به صورت داده‌های خلاصه شده و مفید،
در قالب متن و عدد، نمودار، جدول و یا اشکال دیگر گزارش داده می‌شود. در این فرایند، تمام داده‌های شرکت در بازه‌های زمانی مختلف گردآوری و با هم مقایسه می‌شود. در نهایت پیش بینی‌هایی برای بهبود بازدهی شرکت در آینده صورت می‌گیرد.
مدیران با کمک چنین داده‌هایی می‌توانند، استراتژی آینده خود را مشخص کنند، شرکا و مشتریان را برای ادامه همکاری توجیه و ترغیب کنند، یا آنکه رقبا را از سر راه بردارند.
تاریخچه هوش تجاری
استفاده از هوش تجاری یا هوش کسب و کار، علم جدیدی نیست و نمونه اولیه آن به سالهای اولیه اختراع رایانه باز می‌گردد. هر چند در این سالها کامپیوتر‌ها به هوشمندی امروز نبودند، اما می‌توانستند در تجزیه و تحلیل داده‌ها کمک بزرگی انجام دهند.
هوش تجاری نخستین بار به صورت رسمی در سال 1989 توسط (هوارد درسنر از گروه گارتنر) معرفی شد. در آن زمان برای تعریف این عبارت اینگونه توضیح دادند که؛ هوش تجاری یک فلسفه مدیریتی و ابزاری برای کمک به سازمان‌ها است،
که به کمک آن اطلاعات پالایش می‌شود و برای گرفتن تصمیمات مهم و کاربردی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
چرا هوش تجاری مهم است؟
اگرچه هوش تجاری شامل فرایندهای پیچیده ای است، اما در مدت زمان کوتاهی می‌تواند آمار دقیقی از عملکرد شرکت‌ها ارائه دهد. از این رو مدیران برای اتخاذ تصمیمات بزرگ می‌توانند از این داده‌ها استفاده کنند.
اگر یک شرکت بدون استفاده از هوش تجاری بخواهد میزان سوددهی و عملکردش در زمینه‌های مختلف را به صورت دستی بررسی کند. به چندین نیروی انسانی و مدت زمان زیادی نیاز دارد، تا چنین کاری انجام دهد.
البته آن‌هم فقط اطلاعات محدودی شامل میزان سود در سال گذشته، یا تعداد مشتری‌ها و مواردی اینچنین. در روش بررسی دستی شرکت‌ها به اطلاعات پیش پا افتاده ای دست می‌یابند که سود زیادی برایشان نخواهد داشت.
هوش تجاری همه فرایندهای مختلف از جمله میزان خرید و فروش، ساعت و تاریخ، عوامل محیطی و فرهنگی موثر، نقاط ضعف و قوت و ده‌ها مورد دیگر را مورد توجه قرار می‌دهد و در نهایت در گزارشی کامل به تفسیر این اطلاعات می‌پردازد.
مثلا به یک شرکت می‌گوید که در چه روزهایی از سال یا در کدام ساعت ها، مشتری‌ها به خرید چه چیزهایی روی می‌آورند، یا اینکه مردم کدام ناحیه، محصول خاصی را بیشتر می‌پسندند، همچنین کدام محصول در شهر‌های خاصی طرفدار ندارد.
همه این داده‌ها به تیم مدیریت کمک می‌کند، تا تصمیم بگیرند روی کدام کالا‌ها در چه زمان‌هایی از سال و در کدام نواحی سرمایه گذاری کنند.
مزایای بالقوه هوش تجاری عبارتند از: سرعت بخشیدن و بهبود تصمیم گیری، بهبود فرآیندهای کسب و کار داخلی، افزایش بهره وری عملیاتی، افزایش درآمد، به دست آوردن گزینه‌های رقابتی بیشتر، یافتن مشکلات تجاری و بهبود روند بازار تجاری …
سیستم BI می‌تواند داده هایش را از داده‌های موجود در گذشته یا داده‌های در حال تولید تامین کند. این داده‌ها می‌توانند شامل اطلاعات قدیمی ذخیره شده در انبار داده‌ها و همچنین داده‌های جدید جمع آوری شده، از سیستم‌های منبع باشند.
هوش تجاری از چه ابزاری استفاده می‌کند؟
هوش تجاری شامل طیف گسترده ای از برنامه‌های تجزیه و تحلیل داده، از جمله: تجزیه و تحلیل اطلاعات، گزارش سازمانی، پردازش تجزیه و تحلیل به صورت آنلاین می‌شود.
این ابزارها بر پایه تکنولوژی «OLAP» که مخفف عبارت (On-Line Analytical Processing) است توسعه داده شده اند. در این فناوری می‌توان انواع داده‌ها را وارد سیستم کرد و از آن طرف مشخص کرد که داده‌ها بر چه اساسی طبقه بندی و چطور نمایش داده شوند.
برای مثال پس از وارد کردن اطلاعات یک فروشگاه زنجیره ای می‌شود مشخص کرد، داده‌ها در چنین دسته‌هایی طبقه بندی و آنالیز شوند؛ بر اساس زمان، مکان، بیشترین میزان فروش، محصولات پرفروش، محصولات کم سود و … همچنین می‌توان از سیستم BI درخواست ارائه آمار دقیق در قالب نمودار، متن، عدد، جدول و سایر گزینه‌ها را کرد.
برای طراحی نمودار‌های مختلف، از ابزار پیشرفته تجسم داده استفاده می‌شود. همچنین برنامه‌های BI از فرم‌های پیشرفته ای پشتیبانی کنند، که شامل داده کاوی، پیش بینی، استخراج متن از داده‌ها و آمارگیری می‌شود.
ابزار گزارش دهی می‌تواند شامل ابزار ساده مانند «SAP Crystal Reports» باشد، یا آنکه در بسته‌های ERP پیچیده مانند « SAP R / 3 و Oracle E-Business Suite» اقدام به ارائه گزارش شود.
چه کسب و کارهایی باید از هوش تجاری استفاده کنند؟
به طور کلی هر کسب و کاری که اطلاعات و داده‌های قابل اندازه گیری و مقایسه داشته باشد، می‌تواند از سیستم هوش تجاری استفاده کنند. انواع شرکت‌های تجاری، رستوران‌ها و فست فودها، شرکت‌های خدماتی، شرکت‌های آی تی، شرکت‌های مسافرتی و …
هیچ محدودیتی برای استفاده از هوش تجاری وجود ندارد، هر کسب و کاری که نیاز داشته باشد تا اطلاعات دقیقی نسبت به میزان سرمایه و سودش داشته باشد، می‌تواند از هوش کسب و کار BI استفاده کند.
مدیران هر کسب و کاری می‌توانند از این سیستم استفاده کنند و در نهایت با کمک داده‌های نهایی تمام زیر مجموعه‌های خود را بروزرسانی کنند. حتی شرکت‌های بزرگ می‌توانند اطلاعات را با سازمان‌های زیر مجموعه خود به اشتراک بگذارند.
با کمک این سیستم یکپارچه، کارمندان به صورت فردی و تیمی می‌توانند، رفتارشان را اصلاح کرده تا مجموعه را بهینه تر کنند.
چطور هوش تجاری را در کسب و کارمان پیاده کنیم؟
پیشتر اشاره کردیم که پیاده سازی سیستم BI در کسب و کار شامل مراحلی برای جمع آوری داده، آنالیز و در نهایت ارائه نتیجه است. اما هر کدام از این مراحل شامل فرآیند پیچیده تری می‌شوند که به اختصار آنها را توضیح می‌دهیم.
1- از آنجایی که در نهایت اطلاعات باید برای تیم مدیریتی هر سازمان قابل فهم و تفسیر باشند، باید از همان تیم شروع شود. لازم است تیم مدیریتی مشخص کند، که گزارش‌ها از چه طریق و به چه صورتی در اختیار آنها قرار گیرند.
مثلا در قالب متن باشد یا جدول و نمودار؟ اینکه گزارش باید چه مواردی را شامل شود، یا از چه چیزهایی در آن صرف نظر شود، مشخص کننده نوع داده‌هایی است که باید، سیستم BI به جمع آوری آنها بپردازد.
2- پس از مشخص شدن انتظارات شرکت، باید تیم پیاده سازی BI اقدام به طراحی داشبوردهایی کند که قالب آن در مرحله پیش مشخص شده است. اینکه چطور مدیر مجموعه به گزارش‌ها دسترسی داشته باشد و … در این مرحله طراحی می‌شود.
3- مرحله بعدی چگونگی جمع آوری داده‌ها را شامل می‌شود. از آنجایی که قرار است، هوش تجاری به پیش‌بینی بپردازد و همچنین ضعف‌ها را بررسی کند و در نهایت دلایل سود و زیان را بگوید،
می‌بایست همه اطلاعات به درستی در اختیارش قرار گیرند. برای این کار نیاز است تا یک پایگاه یا انباره داده، در شرکت راه اندازی شود و همه بخش‌ها با آن مرتبط شوند. یعنی داده‌های همه قسمت‌ها در یک مکان مشخص و ایمن ذخیره شوند.
در این پایگاه، داده‌های پیشین و فعلی شرکت به صورت پالایش شده و خام ذخیره می‌شوند. تا بعدا در اختیار تیم پیاده سازی هوش تجاری قرار گیرند.
4- پس از آنکه داده‌ها پالایش و ذخیره سازی شد، نوبت به مرحله آزمایشی انجام طرح می‌رسد. متخصصان هوش تجاری سعی می‌کنند، تا دقیق ترین فرمول‌ها و برنامه‌ها را برای آنالیز اطلاعات استفاده کنند، تا نتیجه مورد انتظار به دست آید. امکان دارد این مرحله آزمایش و خطا چندین بار تکرار شود تا به نتیجه دلخواه و درست برسند.
5- در آخرین مرحله این فرایند، نتایج بررسی‌ها به همان ترتیبی که در مرحله اول مشخص شده بود، به نمایش در می‌آیند. این چرخه همواره ادامه دارد و پیوسته اطلاعات به روز را نیز به دیگر داده‌ها می‌افزاید و به صورت آنلاین می‌توان اقدام به دیدن گزارش هوش تجاری کرد.
مزایای استفاده از هوش تجاری
هوش تجاری برای هر کسب و کار و تجارت، مزایای متعدد و چه بسا مختلفی دارد. در اینجا به معرفی چند مورد از مزایای مشترک در بیشتر کسب و کارها می‌پردازیم.
گزارش دهی منظم
از آنجایی که یک سازمان از بخش‌های مختلفی تشکیل شده، رییس برای مدیریت، یکپارچه نیازمند به گزارش دهی منظم همه بخش‌ها خواهد بود. این کار به صورت دستی و ماهیانه می‌تواند دشوار و هزینه بر باشد.
هوش تجاری این امکان را فراهم می‌آورد که در هر زمان مدیر بتواند گزارش عملکرد هر بخش را جداگانه بررسی کند. همچنین گزارشی کامل مربوط به عملکرد کل مجموعه را می‌تواند به صورت مستمر ببیند.
تسهیل در تصمیم گیری
از آنجایی که داده‌های آماری در همه زمینه‌ها همواره در دسترس مدیریت هستند. با توجه به هر شرایط می‌توان تصمیم‌های هوشمندانه ای گرفت. اینکه با چه اشخاص و چه شرکت‌هایی همکاری کند،
چه کاری باعث زیان می‌شود، چه چیزی سود آورد است، را می‌توان به کمک گزارش‌های سیستم هوش تجاری دریافت. همچنین پیشنهادهایی دریافت کرد که چه اقداماتی باعث سود بیشتر می‌شوند!
در نهایت این گزارش‌ها به تصمیم گیری‌های استراتژیک ختم می‌شوند که بعضا می‌توانند یک شرکت را موفق یا ورشکسته کنند.
افزایش بهره وری
همانطور که گفته شد، وظیفه هوش تجاری تنها آنالیز داده نیست، بلکه عوامل سود و زیان را هم مشخص می‌کند. با شناسایی عوامل زیان آور موجود در مجموعه، می‌توان آنها را از چرخه حذف یا اصلاح کرد. این موضوع می‌تواند جلوی ضرر بیشتر را بگیرد.
کاهش هزینه ها
نیروی انسانی اضافه یا ناکارآمد بیشترین هزینه‌های مالی را برای شرکت به بار می‌آورد. از طرفی با توجه به پیشرفت فناوری و دیجیتال شدن داده ها، شرکت‌ها ناچارند افرادی را برای رسیدگی و دسته بندی این داده‌ها استخدام کنند. پیاده سازی سیستم BI می‌تواند همه این هزینه‌ها و افراد را حذف کند و اطلاعات را با سرعت و دقت بسیار بالاتری دسته بندی کند.
افزایش کیفیت رقابت
رقابت در هر زمینه ای وجود دارد، تنها زمانی از این رقابت‌ها لذت خواهید برد، که آمار دقیقی از سود و زیان و میزان فروشتان و همچنین پیش بینی‌هایی از آینده داشته باشید. اگر بدانید که چه کاری انجام دهید، قطعا رقابت سالم مانند یک بازی هیجان انگیز خواهد بود.
معایب هوش تجاری
استفاده از سیستم هوش تجاری به خودی خود عیبی ندارد، اما برخی عوامل وجود دارند که باعث شکست برخی پروژه‌های مبتنی بر هوش تجاری می‌شوند.
اطلاعات غیر شفاف
از آنجایی که همه دانش هوش تجاری درباره هر سازمان، به اطلاعاتی که به آن داده می‌شود بستگی دارد. عدم ارائه اطلاعات درست می‌تواند همه محاسبات را با اشتباه روبرو کند. باید سعی شود در دادن اطلاعات درست هیچ کاستی به عمل نیاید.
عدم همکاری با هوش تجاری
هوش تجاری و یک سازمان به صورت مستقل از هم نیستند و همواره در تعامل با هم اند. از آنجایی که هوش تجاری با آنالیز داده‌های سازمان، راهکارهایی را پیشنهاد می‌دهد، می‌بایست در راستای سود بیشتر، این راهکار‌ها را پیاده سازی کرد،
تا در مراحل بعدی نتیجه دلخواه حاصل شود. حال اگر بخش‌هایی از این سازمان به این داده‌ها توجه نکنند و همانند سابق عملکرد اشتباه خود را داشته باشند، بی شک تمام پیش بینی‌های هوش تجاری اشتباه از آب در می‌آیند.
دنبال نکردن اهداف
همانطور که قبلا اشاره شد برای هر پروژه هوش تجاری باید اهدافی مشخص کرد. همواره هوش تجاری آن اهدافی که برایش تعریف شده را دنبال می‌کند و در صورتی که اعضای سازمان آن اهداف را نادیده بگیرند یا تغییر دهند،
دیگر این سیستم BI درست عمل نخواهد کرد. بایستی همواره در بالاترین سطح اهداف مجموعه و هوش تجاری یکی باشند.
اشتباهات در پیاده سازی
سیستم هوش تجاری مجموعه ای از نرم افزارها و الگوریتم‌ها را شامل می‌شود، اگر هر کدام از این برنامه‌ها به درستی اجرا نشوند، می‌تواند نتایج گزارشات کاملا اشتباه باشد. در مرحله آزمایش باید به دقت همه این موارد برای چند بار بررسی شوند.
عملکرد اشتباه بخش اجرایی
هر تصمیم گیری و هدفی نیاز به اجرا شدن دارد تا نتیجه بدهد. تیم آی تی یا پیاده سازی هوش تجاری نمی‌تواند هم پیشنهاد بدهد و هم اجرا کند. زمانی این پیشنهادات به نتیجه می‌رسند که توسط مدیران سایر بخش‌ها اجرا شوند. عدم همکاری بخش‌های اجرایی می‌تواند یک پروژه را به مرز شکست برساند.
نداشتن برنامه ریزی
عدم وجود برنامه ریزی حتی کوچکترین کارها را می‌تواند با شکست مواجه کند. از آنجایی که قرار است اهداف شرکت با جدیدت بیشتری دنبال شوند نیاز به یک برنامه ریزی دقیق و حساب شده است.
کم دانش بودن کارمندان
میزان دانش کارمندان یک مجموعه مشخص می‌کند که چه کاری درست انجام شود یا اشتباه! از آنجایی که هوش تجاری متدهای جدیدی ارائه می‌دهد، می‌بایست کارمندان نیز آموزش‌های لازم برای اجرای آن را به دست آورند.
اگر کارمندان با همان دانش پیشین به کارشان ادامه دهند، نتیجه ای بیشتر از آنچه که قبلا بود حاصل نخواهد شد.
سخن پایانی
هوش تجاری مجموعه ای از نرم افزارها و ابزار آنالیز داده است، که با بررسی داده‌های یک شرکت می‌تواند میزان سود و زیان و دلایل آن را مشخص کند. از آنجایی که آنالیز داده‌ها می‌تواند مدیران را در اتخاذ تصمیم‌های بسیار بزرگ یاری کند،
شرکت‌ها نیازمند استفاده از چنین سیستم‌های هوشمندی هستند. برای پیاده سازی هوش تجاری می‌بایست، کل مجموعه همکاری‌ها و دانش لازم را داشته باشد، در غیر این صورت نتیجه مورد انتظار حاصل نخواهد شد.
شما از چه روشی برای بررسی میزان سود و زیان و پیش بینی بازار کار خود استفاده می‌کنید؟
منبع:مدیر وب